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在职场生涯最初的阶段里,必须要学会时间管理。有效地管理时间,不仅能提高工作效率,而且能让工作生活张弛有度、有条不紊。
对于时间管理,我想介绍两条时间管理术,即:一个法则+一个工具。
1、一个法则:四象限法则
四象限法则是时间管理理论中的一个重要法则。
第一象限:红色区域。
重要紧急的事务要立即搞定,例如临时会议、客户突然来访等。要注意的是,这个象限的工作优先级最高,但数量不应该是最多的。
第二象限:蓝色区域。
重要但不紧急,这个象限是工作中要重点对待的部分。我们要用充足的时间去完成这些重要的工作,这些工作不仅会影响我们的绩效,而且对个人发展有重要意义。
第三象限:**区域。
紧急但不重要,这个象限的工作最具欺骗性。比如帮老同事美化一个PPT,他也许会强调这个事情很紧急,但实质上这项工作与你无关,更谈不上重要。因此职场中要适当学会拒绝此类工作。
第四象限:灰色区域。
不紧急也不重要,这个象限大多是些杂事,比如刷微信微博、网购、玩游戏等,这些可以私下放松的时候做,但在工作场合尽量不要做。
因此,日常工作中,我们要把主要的时间和精力集中放在那些重要但不紧急的工作上。
2、一个工具:番茄钟
??番茄钟,即把工作任务拆解,集中精力工作25分钟后,休息5分钟,如此视作种一个“番茄”。即使工作没有完成,也要定时休息,然后再进入下一个“番茄”。收获4个“番茄”后,可以休息15至30分钟。
推荐最近流行的潮汐APP,它就是基于经典的番茄钟工作法则,每工作半小时,休息几分钟,帮助我们更加高效地工作。
同时,潮汐APP还提供各种宁静平和的白噪音,让人置身海浪、雨声、森林或是咖啡厅的氛围中,使我们能更投入地工作。
综上,工作中那些重要但不紧急的事情,我们可以利用“番茄钟+白噪音”APP,减少被打断的次数,更高效、专注地完成工作。
一、聚集工作重点。永远要记住,最大领导交代的事情最重要,一定要排在工作任务的最前位,第一时间抓好落实。
二、列出工作清单。将工作计划以清单的形式列出来,排出轻重缓急,按照主次顺利,及时抓好落实。
三、能做的马上做。时间管理的意义其实在于做,而不是列任务。对于一些简单而不占太多时间的事情,能做的要立即做,避免积少成多,以后需要消耗太多精力。
四、加强自我检查。每天上班前,制定工作计划,下班前再进行回顾,检查哪些地方可以改善,进一步提高工作效率。
五、学会委婉拒绝。要避免“好人好说话”,难免遇到同事“交办”的任务,要区分对待不同的人和事,学会适当说“不”,让自己有更多的时间。
六、巧用沟通形式。工作沟通是影响工作效率的重要环节,能够通过电话、邮件、微信、QQ等解决的,尽量采用现代信息沟通方式,减少来回交通及面谈时间。
七、精选你的朋友。朋友关系是需要时间和精力去经营的,无谓的交际不仅会浪费时间精力,还会浪费感情。根据个人实际情况,经营合适朋友圈,维护良好朋友资源。
八、不做无谓争论。在工作过程中,遇到一些不会有结果的争论,不要急于求胜,寻求结果,等时机成熟时,再做商议,将宝贵时间用到其他重要事情上。
九、利用碎片时间。随身带上小笔记本,或运用手机等移动电子设备软件,在等车、等人、或坐飞机、高铁、长途汽车等碎片时间,处理一些简单的事情。
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